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スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい ~8割の社会人が見落とす資料作成のキホン 6/6/2020

四禮 静子
Amazon紙の本1,848
技術評論社PDFEPUB1,680

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ISBN:
9784297112745
ページ数:
224
カテゴリー:
入門書
出版日:
6/6/2020
出版社:
技術評論社

概要 (取得元)

「資料は“内容”さえよければいい」 「Wordくらい,なんとなく使えているから問題ない!」 そう言っておきながら……, 体裁が整っておらず「読みにくい」と言われてませんか? 限られた時間の中で作成できず,家に持ち帰ったりしていませんか? ほかの人が修正しようとすると,レイアウトが崩れて使いものにならなかったりしないでしょうか? 社会人として恥ずかしくない資料を作るために必要な「美しさ」「スピード」「共有性」。この3つを高めて効率よく仕事を進めるWord/Excelの実践テクニックを,2000人以上の受講生に指導してきたベテラン著者がお教えします! こんな方におすすめ 資料作成のキホンを学びたい新入社員 WordやExcelで資料を効率よく作成したい社会人 著者から一言 資料を作成するとき,ほとんどの方が「正確でわかりやすい資料」を心がけていることでしょう。ですが,ホントにそれだけでいいのでしょうか? 「社会人として恥ずかしくないレベルの資料を作っている!」 と思っているならば,自己スキルチェックをしてみましょう。 あなたがWordで作った資料の編集レベルを測るためには「編集記号」を表示させます。[ホーム]タブ→[段落]グループから「編集記号の表示/非表示」をクリックしましょう。これで,あなたが「スペース・タブ・改ページ」などをどこで使用しているのか,一目瞭然になります。 編集記号を表示させると□だらけの資料になっていないでしょうか?  □は全角スペースを表しています。もし□だらけであれば,あなたはスペースキーを叩いて文字位置を調整しているのでしょう。しかし, 段落の最初の行を1文字,字下げする 箇条書きの文字をそろえる 内容を強調するために行頭を下げる これらはスペースキーを使用せずとも,ソフトの機能を使って正確にまとめて整えられます。それなのに,わざわざスペースキーで文字位置を調整していると,文章を少しでも修正したとたんに配置が崩れてしまいます。また,フォントの種類によっては,スペースキーでは文字がそろいません。最終的には半角スペースも組み合わせて文字をそろえる,なんてこともあるのではないでしょうか。 しかし,どうにかつじつまを合わせて印刷してしまえば,ちゃんと書類が作れている気になってしまいます。そう。この「作れている気になる」が問題なのです。 では,社会人として恥ずかしくない資料づくりにはなにが必要なのでしょうか? 答えは,美しさ,作成スピード,共有性の3つです。 どんなにすばらしい内容であっても相手に伝えるためには「読みやすく」「内容が伝わりやすく」「ムダがない」美しい資料でなければなりません。文書の文字位置がズレたり,ゴチャゴチャと情報を詰めこみすぎたりした資料は,内容を読む前に拒絶反応が起こってしまいますね。それでは,いい企画も死んでしまいます。 世の中AI化が進み,今後,独創的な発想をする仕事やゼロから何かを作り出す仕事のような「AIにできないこと」に業務の時間を割くことになるでしょう。 Word・Excelなど,資料作成でよく利用するソフトを使えるのはあたりまえ。“あたりまえ”のスキルに自信がなく,資料作成にムダな時間を使っていては,本来の業務に支障をきたすことになってしまいます。 よって,ビジネス文書の場合,ペラ1枚の書類作成にかける時間は入力10分・編集5分の「計15分」が最長だと心がけましょう。そもそもタイピングは「5分間で約300文字」がビジネスに通用するスピードだといわれています。A4ペラ1枚のビジネス文書では400~500文字が一般的ですから,入力時間は10分あれば十分ですね。また,編集時間もソフトの機能を活用すれば,5分もかからないはずです。 前任者の作成した資料を手直ししたら,レイアウトが崩れてしまった。 どういう数式を組んでいるのかわかりにくくて,解読するのに時間がかかってしまう。 これは,あなたの信頼度にかかわってきます。「○○さんが作成した書類を修正して再利用しようとしたら,レイアウトが崩れて大変!」なんて経験はだれしもあることかと思います。しかし, 「○○さんが作成した書類は,文字を書き換えても,追加や削除をしてもレイアウトが崩れずにとても使いやすい!」 となれば,社内の評判も上がるはずです。 「美しさ・作成スピード・共有性」をおさえた資料を作るためには,私たちが普段使用しているWord・Excelの基本的な考え方を理解しておく必要があります。特にWordは, 「文書もExcelで作成してしまうのでWordはあまり使わないなあ」 「Wordなんて何となく使えているから大丈夫!」 という方がいますが,それで満足してしまえばそれ以上の進歩はありません。ExcelにはExcelの,WordにはWordの得意分野があります。「この資料は何のソフトで作成したほうがよいか」「どういう方法で編集すると早くキレイに作成できるか」を考えソフトを使い分ける力を養うことも,資料作成の大切な要素です。「美しさ・作成スピード・共有性」を実現するWord・Excelの機能もあわせて紹介しているので,これらを身につけてまずはスタートラインに立ってほしいと思います。 「いろんな本を買って読んでも身につかない!」「パソコンスクールに通っても応用ができない!」と,資料作成の勉強方法で迷子になっている方が多いように感じます。本書では, 社会人がきちんとした資料を作成するために最低限必要である これを理解しておけばこの先つまずいても,ネットで調べたり本で調べたりすれば自己解決できるようになる という部分をまとめました。今まで自己流でやってきた人も,これから社会人になる人も,ぜひ本書で紹介する資料作成の考え方をおさえておいてください。

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